РЕШЕНИЕ

 

Совета Адвокатской палаты Республики Адыгея

от 16 января 2012 года

об утверждении положения

«Об электронном документообороте посредством электронной почты в Адвокатской палате Республики Адыгея»

 

В соответствии с федеральной целевой программой «Электронная Россия» работа государственных органов с гражданами и организациями переводится на электронный документооборот. Современные условия развития информационных и телекоммуникационных технологий позволяют переход всех организаций на систему документооборота в электронной форме, которая эффективно применяется во всех сферах деятельности.

На необходимость более эффективного использования Интернет-ресурсов неоднократно указывала Федеральная палата адвокатов РФ, о чем свидетельствует создание АИАС «Адвокатура» и требование по наличию во всех адвокатских палатах современных интернет-сайтов и электронной почты.

Мониторинг делопроизводства Адвокатской палаты Республики Адыгея за последние годы показал постоянное и значительное ежегодное увеличение финансовых расходов Палаты на тиражирование и почтовую рассылку различных документов, требующих ознакомления с ними всех членов Адвокатской палаты Республики Адыгея.

Система электронного документооборота Адвокатской палаты Республики Адыгея представляет собой использование Интернет-ресурсов для обеспечения каждого адвоката и адвокатского образования Республики Адыгея электронным почтовым ящиком и ведения соответствующей служебной переписки в электронной форме.

При этом переход на электронный документооборот по сравнению с бумажным документооборотом имеет следующие преимущества:

— значительное снижение материальных и временных затрат по тиражированию и вручению документов адвокатам и руководителям адвокатских образований;

— своевременное доведение информации до каждого адвоката Республики Адыгея независимо от его местонахождения;

— удобство использования полученных документов адвокатами (в частности, распечатка и заполнение бланков в нужном количестве).

В целях организации единой системы информационного обмена между Адвокатской палатой Республики Адыгеи и адвокатскими образованиями республики, своевременного и оперативного информирования членов Адвокатской палаты Республики Адыгея о принятых решениях, проводимых мероприятиях, сборе информации и сведений, а также оптимизации затрат на почтово-телеграфные расходы, руководствуясь ст. 31 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации», Совет Адвокатской палаты Республики Адыгея

 

РЕШИЛ: 

1. Утвердить Положение «Об электронном документообороте посредством электронной почты в Адвокатской палате Республики Адыгея», далее — «Электронная АП РА» (Приложение № 1).

2. Закрепить за каждым адвокатом и адвокатским образованием Республики Адыгея адрес электронной почты (Приложение № 2).

3. Направить в адрес адвокатов и адвокатских образований Республики Адыгея информацию о закрепленном адресе электронной почты, пароле доступа к нему, инструкцию по использованию электронной почты.

4. Установить, что центральная рассылка официальной информации от руководства Адвокатской палаты Республики Адыгея осуществляется с почтового адреса электронной почты:…

5. Обеспечить каждому адвокату, коллективному адвокатскому образованию и адвокатскому кабинету Республики Адыгея возможность входа в их индивидуальный почтовый ящик через главную страницу сайта Адвокатской палаты Республики Адыгея:…….

6. Организовать презентацию проекта «Электронная АП РА» на ежегодном собрании адвокатов Адвокатской палаты Республики Адыгея, а также учебу в Адвокатской палате Республики Адыгея для адвокатов, нуждающихся в получении знаний и овладении навыками работы на компьютере и пользовании ресурсами сети Интернет, в том числе электронной почтой.

7. С 1 апреля до 31 августа 2012 года выборным органам и аппарату Адвокатской палаты Республики Адыгея производить переписку с адвокатами, коллективными адвокатскими образованиями Республики Адыгея с применением почтовых рассылок на бумажных носителях и одновременным их дублированием посредством проекта «Электронная АП РА».

8. С 1 сентября 2012 года перейти на переписку с адвокатами, коллективными адвокатскими образованиями Республики Адыгея посредством электронной почты, рассылку документов осуществлять только с применением проекта «Электронная АП РА» (кроме документации по дисциплинарным производствам).

9. Считать информацию, направленную на закрепленные адреса электронной почты, подлежащей исполнению.

10. Контроль за исполнением данного решения возложить на вице-президента АП РА Г.С. Юна и Управделами АП РА Н.В. Дунец.

 

Приложение № 1

 

Утверждено

решением Совета АП РА

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ 

об электронном документообороте посредством электронной почты в Адвокатской палате Республики Адыгея 

Положение «Об электронном документообороте посредством электронной почты в Адвокатской палате Республики Адыгея» (далее — Положение) принято в соответствии с ФЗ « Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ» в целях обеспечения эффективной деятельности Адвокатской палаты, оперативного взаимодействия с адвокатами и адвокатскими образованиями, своевременного направления и реального получения информации адвокатами и адвокатскими образованиями республики и иным направлениям взаимодействия между Адвокатской палатой и адвокатскими образованиями республики.

Положение регулирует организацию работы с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью электронной почты.

Электронная почта — система, позволяющая пользователям отправлять сообщения через соединение посредством сети Интернет с одного компьютера на другой.

Электронный документооборот — организационно и программно-технически упорядоченная информационная система, обеспечивающая процесс обмена, сбора, обработки, накопления и хранения информации посредством электронных документов. 

1. Организация работы с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью электронной почты, включает в себя подготовку, регистрацию, учет, отправку и получение электронной почты в Адвокатской палате РА, адвокатов и адвокатских образованиях (включая их обособленные подразделения). 

1.1. Требования, устанавливаемые Положением, обязательны для всех адвокатов, адвокатских образований, их обособленных подразделений, филиалов и работников аппарата Адвокатской палаты РА. 

1.2. Ответственность за организацию и состояние документационного обеспечения посредством электронной почты в Адвокатской палате и адвокатском образовании возлагается непосредственно на руководителя (либо на заместителя) и уполномоченное лицо, назначаемое распоряжением руководителя.

К функциям ответственного лица относятся:

— прием и учет поступающих документов;

— передача документов на рассмотрение руководителю;

— учет и регистрация отправляемых из адвокатского образования документов, проверка правильности их оформления и организация их отправки. 

1.3. Рассылка документов из Адвокатской палаты РА в адвокатские образования республики, включая обособленные подразделения, филиалы, а также адвокатов, осуществляется с адреса электронной почты :

1.4. За каждым адвокатом, адвокатским образованием в соответствии с Приложением № 2 закрепляется адрес электронной почты, с которого производится отправление документов в адрес Адвокатской палаты РА. 

1.5. Не допускается:

— использовать закрепленный в соответствии с решением Совета АП РА адрес электронной почты в личных целях;

— публиковать свой адрес либо адреса других адвокатов, адвокатских образований на общедоступных Интернет-ресурсах (форумы, конференции и т.п.). 

1.6. Вновь созданные адвокатские образования, внесенные в Реестр адвокатских образований Республики Адыгея, а также адвокаты, внесенные в Реестр адвокатов Республики Адыгея, в обязательном порядке получают электронный адрес и пароль доступа для первичной активации электронного почтового ящика. 

1.7. При исключении адвокатского образования из Реестра адвокатских образований Республики Адыгея, а также адвоката из Реестра адвокатов Республики Адыгея доступ к закрепленному электронному ящику прекращается. 

1.8. В случае смены руководства адвокатского образования (обособленного подразделения) производится смена пароля доступа к электронному почтовому ящику 

2. Организация работы с поступающей корреспонденцией. 

2.1. Доставка корреспонденции из Адвокатской палаты в адвокатские образования, а также адвокатам и обратно осуществляется по электронной почте. 

2.2. Прием корреспонденции (чтение почты) осуществляется не реже одного раза в день 

2.3. Обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни. 

2.4. Недопустимо отправлять сообщения с вложенными файлами, общий объем которых превышает 5 мегабайт. 

2.5. Запрещается рассылать материалы, содержащие вирусы или файлы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности компьютерного оборудования, программного обеспечения. 

1. Организация отправки документов. 

3.1. Электронное сообщение от имени Президента АП РА должно быть подтверждено, в случае необходимости, подписанным оригиналом документа. 

3.2. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. 

3.3. Документы директивного характера, направленные на закрепленные адреса электронной почты, подлежат исполнению. 

4. Информация, полученная посредством электронной почты, является конфиденциальной информацией. 

4. Контроль за работоспособностью системы электронного документооборота посредством электронной почты, своевременным поступлением уведомлений о получении участниками документов, направленных с адреса электронной почты … , осуществляется уполномоченным лицом, назначаемым Президентом АП РА. Сведения, поступающие посредством электронной почты из адвокатских образований, а также адвокатов, представляются для рассмотрения Президенту АП РА.

 

Приложение № 2 

 

Обеспечить каждому адвокату, адвокатским образованиям (обособленным подразделениям) адреса электронной почты (e-mail) следующих видов: 

а) для адвокатов: ***ар.adygheya@***.ru, где *** — номер адвоката в Реестре адвокатов Республики Адыгея (при наличии в реестровом номере адвоката менее 3 цифр первые места знаков заполняются нулями, например: 008ар.adygheya@***.ru, 021ар.adygheya@***.ru, и т.п.); 

б) для адвокатских кабинетов: ak***ap.adygheya@***.ru, где *** — номер адвокатского кабинета; если номер содержит менее 3 цифр, то первые места знаков заполняются нулями (например: ak008ap.adygheya@***.ru,ak021ap.adygheya@***.ru) (свой номер адвокатского кабинета можно найти на сайте «Реестр®Адвокатской палаты Республики Адыгея в разделе «Для граждан» адвокатских образований Республики Адыгея »; также реестр электронных адресов адвокатских образований, в том числе кабинетов, размещен на сайте Адвокатской палаты Республики Адыгея в разделе «Электронная АП РА»); 

в) для коллегий адвокатов: ka***ар.adygheya@***.ru; 

г) для филиалов коллегий адвокатов: ka***fар.adygheya@***.ru; 

д) для адвокатских бюро: ab***ар.adygheya@***.ru; 

е) для юридических консультаций: yuk***ар.adygheya@***.ru – 

трехзначный номер коллективного адвокатского образования в Реестре адвокатских образований Республики Адыгея, размещенном на сайте АП РА: (в разделе «Электронная АП РА»):